"Още с влизането в залата забелязах разликата. Масите с цветна хартия върху белите покривки бяха първият знак, че ще се случва нещо интересно." Нестандартният вид на помещението, в което се състоя поредната конференция на "К3 Кариери", направи впечатление не само на изпълнителния директор на AIMS Human Capital Мария Шишкова.

Повечето от участниците също останаха изненадани, че не се наложи да си пробиват път между нагъсто подредени столове.

Целта на конференцията, посветена на управлението на знанието - да се създаде възможност тъкмо за обмен на знание. Как? Чрез разговор, в който да могат да се включат всички. За аудитория с над 130 участници това изглеждаше утопия. Направи го възможно методът, популярен зад граница под името knowledge caf . Неговата българска премиера се състоя именно на форума на "К3 Кариери" на 30 март т.г.

Какво се случва в "кафенето на знанието"

Преди време в една арабска държава инструментът knowledge cafй бил приложен за група от 1000 души. Мястото било самолетен хангар, а масичките били съвсем ниски. Хората седели около тях на малки групи и разговаряли на чаша горещо кафе точно като в традиционно заведение.

Самата идея на този метод е да симулира обстановката в кафене и по този начин да насърчава разговори на конкретна тема във възможно най-неформална и разкрепостена обстановка. Някъде освен напитки на масите слагат дребни сладкиши, дори вазички с цветя.

Най-добре е групата около една маса да бъде хегерогенна - да включва хора на различни длъжности или дори от различни компании. Упражнението е най-успешно в групи от по четири-пет души. Изкушаващо е да се направи с големи групи от по шест-осем души, но тогава механизмът не работи, тъй като не всеки има възможност да се включи активно в обсъждането.

Един от участниците изпълнява ролята на домакин - поддържа дискусията и гарантира включването на всеки участник в разговора. Във всеки "рунд" се обсъжда една тема. Той продължава 20-25 минути. След това двама или трима от участниците се преместват на други маси. На първата задължително остава "домакинът", който посреща новодошлите. В новата група всички споделят основните изводи, до които са стигнали в дискусиите по предишната тема на предишните си места. След това обсъждат следващата тема. Процедурата се повтаря, докато се изчерпат въпросите за дискусия - обикновено три или четири. Накрая всички се връщат на масите, от които са тръгнали първоначално, и споделят наученото. На някои форуми "кафенето на знанието" приключва с пленарна част, която обобщава основните идеи, споделени на отделните маси.

През цялото време участниците записват или направо скицират идеите си върху специално предвидените за това хартиени покривки на масите с предоставените им цветни моливи или флумастри.

Самите теми се подготвят предварително и засягат актуални за съответната аудитория проблеми, по които наистина се търси решение. Участниците в конференцията на "К3 Кариери" обсъждаха например как да насърчат обмена на знание в своите организации, кои са предизвикателствата, пред които са изправени мениджърите в икономиката на знанието, върху какво трябва да концентрират усилията си и какво да променят в досегашното си поведение, за да бъдат адекватни на новото време.

Къде може да се прилага

"Инструментът knowledge cafй е универсален", твърди Върна Али, един от най-популярните в момента консултанти по управление на знанието в САЩ и Западна Европа, един от основните лектори на конференцията на "К3 Кариери" и модератор на "кафенето на знанието". Той може да се използва както в групи от непознати хора, обединени от някакви общи интереси, така и за обмен на идеи между служители вътре в една компания, най-добре на различни нива в йерархията. Понякога хората на мениджърски позиции са скептични към този непознат за тях разкрепостен метод на комуникация. "Налагало ми се е предварително да рисувам разположението на всяка маса, да пиша указания за всеки от домакините на масата и да опиша цялата обстановка, за да убедя мениджърите, че упражнението не е хаотично, че има структура и процес. Ако те преодолеят това препятствие и опитат, "кафенето на знанието" работи навсякъде", категорична е Али.

"Участниците във форума на "К3 Кариери" всъщност опитаха варианта на knowledge cafй, наречен knowledge capture (улавяне на знанието). В повечето случаи обаче knoweldge cafe е обвързано със сериозно планиране и хората, които дискутират в него, наистина взимат решения за бъдещето на компанията", уточни Върна Али.

Всъщност "кафене на знанието" могат да организират не само фирми, но и неправителствени организации и сдружения, всякакви професионални или неформални общности, които се нуждаят от иновативни предложения за решаването на някакъв проблем.

Защо е добро

Разговорите в knowledge cafй водят не просто до обмен на идеи, а до увеличаване на колективното знание и колективната компетентност по дадена проблематика, при това по съвсем непринуден начин. И експертите, и участниците са единодушни в този извод. Той има дори физическо измерение - в края на упражнението хартиените покривки върху масите приличат на килими от идеи, достъпни за всички.

Най-хубавото на този метод за споделяне на знание е, че поставя всички включени в групата на едно ниво. "Хора са идвали при мен и са споделяли: "Никога не съм мислил, че ще седя на една и съща маса с главния изпълнителен директор." Те се вълнуват от това, че топ менид­жърите са не лидери, а просто участници. Аз дори не им позволявам да бъдат домакини на масите. Казвам им: "Твърде силни и влиятелни сте, не можете да бъдете домакин, защото няма да се получи разговор." Настоявам те да отговарят на всеки от поставените въпроси, колкото и деликатни да са. Те дори не могат да схванат колко ценно за тях е на едно място да срещнат най-добрите специалисти в компанията, всички те да са абсолютно равнопоставени и да могат да получат от тях помощ за разрешаването на поставените проблеми", сподели Върна Али.  

Самият процес е съвсем прост - може да се усвои лесно, а и не изисква кой знае какви организационни усилия - само сравнително малки маси с цветни хартиени покривки и цветни моливи или химикалки. Най-сложното е темите за дискусия да се обмислят много добре предварително.

"Кафенето на знанието" има още едно предимство - движението от маса на маса събира хора, които иначе едва ли биха седнали на кафе заедно, но пък могат да си бъдат взаимно много полезни. Това е един от най-лесните пътища за създаване на неформални общности от професионалисти или просто от хора с еднакви интереси.

Когато участвате в knowledge cafй, слушайте не просто от любезност, а за да разберете наистина. Защото, както казва германската консултантка Забине Бредемайер, "основното при този контакт е не кой е прав. "Кафенето на знанието" е по-скоро един безкраен разговор или игра, при която целта е топката да бъде задържана колкото е възможно по-дълго във въздуха". 

-------------------
Участниците за Knowledge cafe

- Дамян Дамянов, управител на "Юникомс":На конференцията този инструмент за обмен на знание проработи добре. Беше интересно, макар че за хората беше доста ново и това ги "стягаше", което намали ефективността. Във фирмата ние практикуваме този метод, хората вече го познават и са по-свободни при общуването. Би било много полезно knowledge cafй да се прилага по-широко. Важно е обаче участниците в него да осъзнаят, че там не само ще получат, но трябва и да дадат знание.

- Светлана Вълева, мениджър "Човешки ресурси" в "Данон България": Knowledge cafй ми помогна да установя много контакти. Според правилата на играта участвах в три групи, като минавах от маса на маса и се запознах с нови колеги. Много от тях ми писаха веднага след конференцията. По този начин създадохме неформална професионално ориентирана мрежа. Желанието ни е в бъдеще  да си помагаме взаимно при възникване на конретен проблем. Като цяло по време на самото упражнение обсъждахме начините, по които всеки от нас в своята организация подхожда към казусите, предложени за дискусия.

- Анета Бенкова, мениджър "Човешки ресурси", "Телетек груп": Knowledge cafй е много простичка форма като организация и в същото време много ефективна. Форматът не е много задължаващ, въпреки това си има регламент. Доброто е, че хората могат да пренасят идеи от едно място на друго. Независимо че в хода на разговорите не можахме да се срещнем с всички участници, хубавите идеи се разпространиха навсякъде, получиха масово гласност. Този инструмент е приложим в организациите, например за решаване на управленски проблеми. В такива дискусии могат да се включват хора от различни йерархични нива, но преди това трябва да се гарантира, че ниското ниво има спокойствието да споделя, а високото - умението да чуе. Иначе диалогът няма да се получи.

- Мария Рац, специалист обучение и развитие, "Мобилтел": Knowledge cafй е една от последните тенденции при провеждане на интерактивни обучения. За пръв път участвах в такова упражнение на конференция в Барселона за управление на таланта. Това е мощен метод, който тепърва ще навлиза в публичните събития, свързани с представяне на ново знание. Целта на този инструмент е преди всичко обмяната на опит. Това е възможност за колективно споделяне на индивидуалния опит.

- Пламен Илиев, финансов директор на хотел "Кемпински" в Банско: Като цяло впечатлението ми от упражнението е положително. Но ми се струва, че този инструмент за обмен на идеи е една стъпка по-напред от там, където сме ние. Според мен в малко организации би могъл да се приложи засега.